Makalah Manajemen Arsip

kalau ingin PPT (Power Poit Tex) klikc disini download PPT Manajemen Arsip

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan kebangsaan atau perusahaan, arsip adalah instrumen yang penting. Arsip di susun karena beberapa alasan , yaitu :

 a. alasan pribadi

Manusia membuat arsip karena kodratnya untuk merekam setiap hal yang bersifat pribadi dan bermakna

b. alasan sosial

Kodrat sebagai makhluk sosial akan mendorong manusia untuk melekukan kegiatan bersama berdasarkan minat yang sama akan suatu hal, baik sebagai perorangan maupun bagian organisasi sosial

c. alasan ekonomis

Seseorang atau perusahaan akan terdorong untuk menyimpan dokumen yang berkaitan dengan usahanya

d. alasan hukum

Arsip di gunakan oleh pemerintah untuk melindungi dan melayani masyarakat

e. alasan instrumental

Keberadaan sebuah rekaman atau dokumen sengaja di buat karena fungsi tertentu yang menyertainya

f. tujuan simbolis

Dokumen juga tidak selalu memiliki kepentingan praktis, tetapi ada kalanya kepentingan simbolis. Contohnya adalah ijazah yang merupakan simbol keberhasilan dalam bidang akademis

g. pengembangan ilmu pengetahuan

Alasan yang ppaling nyata datang dari dunia akademis, karena peneliti akan mengkomunikasikan hasil penelitiaannyakepada masyarakat dalam bentuk artikel di jurnal ilmiah mau[pun sebuah buku.

Selama ini arsip dinilai kurang penting sehingga banyak sekali yang kurang tertarik untuk mengelolanya padahal arsip memiliki banyak fungsi. Untuk itu dalam mengelola arsip di butuhkan pemahaman tentang manajemen kearsipan.

B. Rumusan Masalah

Dari penjabaran latar belakang di atas, maka rumusan masalahnya adalah sebagai berikut :

1. apa pengertian, peranan, jenis, dan fungsi arsip?

2. apakah manajemen arsip?

3. ada berapa pola manajemen arsip?

4. bagaimanakah lifecycle arsip?

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Arsip

1.      Pengertian Arsip

Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan.  Dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”[1].

Menurut Istilah, terdapat banyak pengertian tentang arsip. Berikut adalah beberapa pengertian tentang arsip.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Dalam Oxford Dictionary, kata Archive berarti public record; place in which these are kept.(dokumen umum; dokumen yang dijaga).

Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen Kearsipan” bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.

The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.[2]

Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:

a)      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b)      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.

Dari beberapa pengertian arsip di atas, dapat ditarik garis besar bahwa arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu).

Arsip sering disamakan dengan dokumen. Namun keduanya berbeda. The International Standart Organization mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.[3]

Kennedy dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari isi, Struktur, dan Konteks.

B.     Peranan Arsip

            Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

            Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

            Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dan teratur.

C.     Jenis Arsip

            Jenis arsip menurut Undang-Undang Nomor 7/1971 berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi:

1)      Arsip dinamis (dokumen)

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara[4].

2)      Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah[5].

Dokumen (arsip dinamis) dibagi menjadi beberapa kategori:

1.      Dokumen Administrasif. Yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondesi. Contohnya, buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.

2.      Dokumen Akuntansi. Yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya adalah tagihan.

3.      Dokumen proyek. Yaitu yang berkaitan dengan proyek tertentu.

4.      Berkas kasus. Yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan lainnya.

Sedangkan berdasarkan penggunaannya, arsip dinamis dibagi menjadi:

ü  Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun.

ü  Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan semi aktif. Disebut semi aktif jika hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Contohnya, berkas pegawai yang sudah pensiun.

B. Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dn Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis.

1.      Life Cycle Model (Model Siklus Hidup)

Siklus hidup Arsip  merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup.[6]

Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilailangsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsiptersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer,diarsipkan atau dihancurkan. 

Secara lebih rinci, menurut Sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu :[7]

a)      Tahap Pencipta Arsip

Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep , daftar, formulir dan sebagainya. Tahap ini juga disebut tahap dari korespondensi management, jadi sebenarnya tidak terdapat record management, tetapi karna kaitannya dengan masalah kearsipan erat sekali maka perlu juga diketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan. [8]

Tahap penciptaan ini merupakan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan form baru bagi organisasi, seperti form buat pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan form pemesanan barang. Apabila dilihat lebih lanjut, ukuran dokumen juga relatif berbeda sesuai dengan isi dan kegunaannya. Misalnya, dokumen Bill of Materials Yang biasa digunakan untuk memesan bahan baku pada departemen produksi tentunya berbeda dengan dokumen yang yang digunakan untuk berkorespondensi dengan partner organisasi. [9]

b)     Tahap Pengurusan dan Pengendalian

Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau ke luar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut. Biasanya sistem kartu kendali atau buku agenda. Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging.[10]

Berikut ini dikemukakan beberapa alasan, mengapa document imaging perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip secara modern. Pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system). Di antara alasannya adalah :

Ø  Jika diperhitungkan dari segi biaya, maka biaya langsung terbesar yang diperlukan pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya pekerja/petugas arsip yang harus menangani pencarian/penelusuran, pengiriman dan penempatan kembali arsip di tempat penyimpanan semula. Paling tidak kegiatan tersebut juga memerlukan waktu yang tidak sedikit. Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip berikutnya (mengirimkan, menggandakan, menempatkan kembali, dst). Pendeknya bisa dibayangkan jika seorang petugas arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak maka mereka tentu akan menghabiskan biaya, waktu dan tenaga yang tidak sedikit.

Ø  Biaya untuk mengindeks dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani sebagai arsip yang akan disimpan masih lebih kecil bila dibanding dengan biaya untuk membayar aktifitas penyimpanan (mem-file) arsip secara fisik pada tempat penyimpanan yang memadai dan mendistribusikannya.

Ø  Cukup besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam unit kearsipan dapat menempatkan dokumen tanpa bantuan atau dukungan pengetahuan individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan, biasanya seseorang dianggap penting atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan mengetahui segala sesuatu tentang arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja lagi disitu, maka perusahaan akan kerepotan mencari penggantinya atau harus melatih orang baru yang akan menangani arsip tersebut. Terkadang waktu yang diperlukan (sebagai masa transisi) untuk itu tidak sebentar, yakni bisa berbulan-bulan. Dengan sistem document imaging memungkinkan seseorang mampu menangani arsip secara cepat meskipun ia baru mencoba dalam kesempatan yang pertama kalinya.

Ø  Sistem document imaging memiliki kemampuan pengendalian akses yang lebih aman dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. Seseorang tidak dapat mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses ke pangkalan data atau tercantum pada direktori yang ada di dalamnya. Sistem penyimpanan dokumen (the repository) dalam program tersebut dapat mengontrol setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama tertentu.

Ø  Dengan sistem document imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu dokumen yang sama secara cepat dalam waktu yang bersamaan. Hal ini dapat untuk mendukung kegiatan konferensi pada suatu ruangan yang sama ataupun dapat digunakan banyak pihak yang sedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat dunia sekaligus.

c)      Tahap Referensi

Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling (penataan berkaas) dan kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.

Dengan digunakan sistem filing (penataan berkas) dapat mempermudah dalam tahap ini. Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad, pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat. Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut kemudian diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan sub-sub masalah (sub-sub subject). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu dibuat indeks subjek.

Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal.

Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya. Dalam kaitan ini, kriteria sistem kearsipan yang baik menurut Wursanto (1991) di antaranya adalah : (1) mudah dilaksanakan, (2) mudah dimengerti, (3) murah/ekonomis, (4) tidak memakan tempat, (5) mudah dicapai, (6) cocok bagi organisasi atau lembaga, (7) fleksibel atau luwes (sesuai perkembangan), (8) dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, dan (9) mempermudah pengawasan.

d)      Tahap Penyusutan

Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.

Pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan pemerintah dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yakni berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan SE/01/1981. Bagi lembaga yang sudah memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), melaksanakan penyusutan arsip dengan berpedoman pada JRA tersebut. Hal ini berlaku bagi arsip-arsip yang tercipta sesudah Jadwal Retensi Arsip (JRA) ditetapkan. Sedangkan arsip-arsip yang tercipta sebelum Jadwal Retensi Arsip (JRA) ditetapkan, pelaksanaan penyusutan di dasarkan pada SE/01/1981.

Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip pada Lembaga Negara/Badan Pemerintah dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut yakni : Pendataan arsip,  pemberkasan/pengelompokan arsip ke dalam seri arsip dan penilaian terhadap setiap seri arsip sehingga dapat ditentukan nilaiguna, jangka simpan dan nasib akhir arsip yang bersangkutan untuk disimpan sementara, disimpan lestari di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan Daerah Otonom atau dimusnahkan.

Prosedur penyusutan arsip meliputi : pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip bernilaiguna sekunder ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan Derah Otonom dan pemusnahan arsip yang telah habis jangka simpan dan nilaigunanya.

Dari hasil kegiatan ini akan terdapat tiga jenis arsip, yaitu arsip yang masih aktif yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari tetapi disimpan di Unit Pengelolah, jenis ke dua yaitu arsip yang tidak penting atau non arsip misalnya formulir kosong, tembusan yang rangkap (double), arsip yang penting tetapai sudah menurun penggunaannya langsung dipindahkan ke Unit kearsipan, menjadi arsip inaktif.[11]

Perlu dikaetahui pula, bahwa kegiatan penyusutan ini dapat pula terjadi ke Unit kearsipan, yaitu penyusutan arsip inaktif . kegiatan ini biasanya dilaksanakan oleh suatu panitia penyusutan atau pemusnahan arsip yang dibentuk oleh suatu Lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintah masing-masing dan diikut sertakan pula Arsip Nasional, serta BANK atau Bepeka sesuai dengan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut, apakah masalah kepegawaian atau masalah keuangan.

Arsip inaktif yang masih digunakan dalam kegiatan Lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintah yang bersangkutan akan tetap disimpan di tempatnya (Unit Kearsipan), sedangkan arsip yang sudah turun nilai kegunaannya dan tidak atau jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari, maka dibuat pertelaan dan kemudian diserahkan ke Arsip Nasional untuk disimpan selanjunya sebagai arsip statis. Jelasnya bahwa Arsip Nasional adalah tahap pemerintahan tau swasta untuk kepentingan penelitian ilmiyah dalam segala bidang atau menjamin keselamatan atau memelihara bahan pertanggung  jawaban Nasional tersebut tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.[12]

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor:  34 / tahun 1979 penyusutan berarti:

a) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.

b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

c) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Dalam kenyataannya selama ini masalah penyusutan atau pemusnahan arsip belum diselenggarakan bagaimana mestinya. Memang zaman Hindia Belanda dulu telah mengatur terutama sekali mengenai pemusnahan arsip, yaitu sejak tahun 1881 sampai dengan tahun 1938 telah dikeluarkan “ Bijblad of het Staatsblad” (Tambahan Lembaga Negara) berturut-turut nomor: 7108; 7109; 7131 dan 14117. Sampai hari ini peraturan tersebut masih tetap berlaku berdasarkan ketentuan Pasal II Aturan Peralihan Undang-Undang Dasar 1945.[13]

Dengan keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979, maka masalah penyusutan lebih terarah dan jelas, antara lain yang penting dalam penyusutan arsip, yaitu Jadwal Retensi Arsip, yaitudaftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman sebagai penyusutan arsip. Untuk lebih terperinci masalah penyusutan ini akan dijelaskan dalam Bab tersendiri, mengingat pula luasnya masalah ini dalam kearsipan.

Ø  Dasar Hukum Penyusutan Arsip

1. Undang-Undang Nomor : 7 Tahun 1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

2. Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

3. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor : 01/SE/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif.

4. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor : 02/SE/1983 tentang Nilai Guna Arsip.

5. Keputusan Pimpinan Instansi Pemerintah/Lembaga Negara/Badan Pemerintah masing-masing.

e)      Tahap pemusnahan arsip

            Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta idak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus di lakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun bentuknya.[14] 

            Sesuai dengan pasal 7 peraturan pemerintah Nomor 34/1979 pemusnahan arsip dapat di lakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan pemerintahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi masing-masing.[15]

            Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 tahun atau lebih di tetapkan oleh pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan setelah mendengar pertimbangan Panitia Peneliti arsip yang telah di bentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari ketua Badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala bidang administrasi kepegawaian Negara sepanjanh menyangkut arsip kepegawaian. Pimpinan lembaga atau badan pemerintah menetapkan keputusan sebagaimana dimaksud di atas setelah mendapat persetujuan dari Kepela Arsip Nasional.

            Pemusnahan arsip di lakukan secara total sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupn bentuknya dan di saksikan oleh dua pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah yang bersangkutan.

            Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip-arsip yan tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya harus melakukan ketentuan sebagai berikut :

1.      Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

2.      Diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang.

3.      Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.  

            Menurut Basuki (2003), ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :

a.       Pencacahan, metode ini lazim di gunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang di namakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan di mana hasil potongannya akan bervariasi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2.5 cm.

b.      Pembakaran, metode ini sangat popular di masa lalu karena di anggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen rahasia dapat diketahui oleh pesaing.

c.       Pemusnahan kimiawi, metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan walaupu metode ini lebih efisien dibandingkan metode pencacahan, namun tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu.

d.      Pembuburan, metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulang, walaupun kurang begitu popular di Indonesia. Dokumen yang akan dimusnahkan, dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen.

f)       Tahap penyimpanan dan penjagaan arsip

            Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan komnbinasi kedua system. Pemilihan sistemtersenut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi, berapa kantor cabang yang di miliki, dan sejenisnya.[16]

Ø  System sentralisasi

Pada system sentralisasi semua dokumen disimpan di pusat penyimpan. Unit bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain : mencegah duplikasi, layanan yang lebih baik, adanya keseragaman menghemat waktu. Sedangkan kerugian sistem sentralisasi antara lain : kesulitan fisik, kebocoran informasi, berbagai bagian mungkin memiliki kebutuhan yang berlainan.

Ø  Sistem desentralisasi

System ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen di masing-masing unit. Keuntungan dari sistem ini antara lain : dekat dengan pemakai, sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian di sistem di bagian yang bersangkutan, system ini juga akan menghemat waktu. Sedangkan kerugiannya antara lain : pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena banyak duplikasi atas dukungan yang sama.

Ø  Sistem kombinasi

Pada sistem kombinasi masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah control system terpusat. Keuntungannya antara lain : adanya system penyimpanan dan temu balik yang seragam, menekan duplikasi dokumen, memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Kerugiannya antara lain : karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang di maksud. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. 

            Di era modern ini arsip sudah beraneka ragam misalnya arsip film, rekaman, foto,gambar sehingga penyimpanannya pun tidak sama dengan arsip yang berbentuk kertas. Suhu penyimpanan arsip yang berbentuk kertas berbeda dengan arsip yang berbentuk selain kertas, oleh karena itu ruang penyimpanan arsip tersebut berbeda.

            Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau akan tetapi arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan, baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun dari luar arsip tersebut. Kerusakan yan berasal dari dalam antara lain : kertas, tinta dan perekat lem. Sedangkan kerusakan dari luar yaitu : kelembapan, udara yang terlampau kering, sinar matahari debu,kotoran udara, jamur dan sejenisnya. supaya penyimpanan arsip efektif maka setiap petugas kearsipan sebaiknya diberikan pengetahuan mengenai hal tersebut sebab dengan demikian mereka dapat menjaga dan menyimpan arsip dari kehancuran.

            Untuk menjaga arsip dengan baik ada beberapa syarat yang harus di lakukan antara lain yaitu :

a.       Ruang arsip

-          Lokasi gudang atau ruangan arsip harus bebas dari kesibukan industry dan memberi filter untuk menyaring udara

-           Ruang arsip harus terpisah dari kantor unit kerja lainnya karena arsip merupakan hal yang rahasia

-           Pembagian ruang kerja harus efektif sehingga efisiensi akan timbul, ruangan penyimpanan tertata rapi

-          Ruangan simpan arsip tidak menggunakan jendela akan tetapi membutuhkan ventilasi yang cukup dan cahaya listrik yang cukup

b.      Rak arsip

Ada dua macam rak arsip yaitu statis (tidak bergerak) dan rak yang bergerak (system contact storage), akan tetapi penggunaan rak yang bergerak akan lebih menghemat tata letak ruang penyimpanan arsip tersebut.

Rak akan lebih efisien jika menggunakan bahan dari baja sehingga hindari pemakaian rak yang terbuat dari kayu karena rak kayu tidak cocok untuk iklim tropis dan tidak tahan lama terhadap seangan serangga seperti rayap. 

c.       Map

Map yang di gunakan dalam penataan berkas terdapat berbagai macam model dan bentuk, dalam system kartu kendali banyak memakai folder yan memiliki tab di sebelah kanan namun map model lain juga dapat di gunakan seperti map gantung, map folder over, map back spring file, map snelhecther, dan map folio.

g)      Tahap penyerahan ke arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Wilayah

            Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkungan hidup arsip, Arsip inaktif yang sudah menjadi statis diserahkan oleh setiap lembaga Negara Badan-badan Pemerintah di pusat ke Arsip Nasional RI. Arsip Nasional daerah yang akan menampung arsip inaktif pemerintah daerah yang sudah menjadi statis. [17]

            Arsip-arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional dibuatkan daftar yang berisi antara lain:

1.      Nama departemen atau instansi yang akan mengirimkan

2.      Kode dan pokok masalah

3.      Kode dan masalah

4.      Jenis fisik arsip (photo, mikro film, dan lain-lain)

5.      Tahun, bulan, tanggal berkas

6.      System penyimpanannya

7.      Jumlah berkas

            Daftar arsip ini sangat dibutuhkan oleh pihak yang mengirimkan maupun arsip nasional RI untuk mengetahui arsip apa yang akan disimpan di Arsip Nasional. Di samping daftar penyerahan arsip juga disertai dengan berita acara penyerahan arsip yang dibuat oleh masing-masing organisasi.

           

2.      Records Continuum Model

Pola manajemen arsip yang selanjutnya adalah pola manajemen arsip kontinyu yang bisa diterapkan pada arsip elektronis. Yang dimaksud kontinyu disini adalah bersambung atau menghubungkan antara masa lalu dengan masa sekarang, dan sekarang dengan masa yang akan datang.

Manajemen arsip elektronis diperlukan karena dokumen sebuah perusahaan atau negara tidak hanya berupa data fisik tetapi juga berupa selektronik.

Manajemen arsip elektronis mencakup 3 unsur:

1. Kerangka kerja terintregasi, yaitu manajemen pengarsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat meningkatkan nilai organisasi bagi stakeholder-nya. Yang terdiri dari:

Ø  Budaya bersama

Ø  Standar bersama

Ø  Pembagian informasi

Ø  Koordinasi

Ø  Kolaborasi

2. Pendekatan terintegrasi

3. Kontrol terintegrasi, dengan mengelola kontribusi seluruh anggota organisasi dalam pendistribusian arsip serta meningkatkan kontribusi antara pencipta, pengguna maupun administrator arsip.

Kegiatan pengarsipan arsip elektronis adalah sebagai berikut (berdasarkan pemilihan sistem),

1. Memindahkan dokumen (fisik atau file) ke dalam sistem komputer. Dalam memindahkan dokumen ini ke dalam komputer membutuhkan alat pindai yang memungkinkan sejumlah kertas terpindai dalam sekali waktu, yang cocok dengan berbagai ukuran kertas, dan yang memiliki kecepatan standar pemindaian dokumen (10-200 halaman/menit). Setelah data dipindai, kemudian data dikonversi, yaitu data berupa spreadsheet diubah menjadi data berbentuk gambar permanen. Proses selanjutnya adalah importing ke dalam sistem software pengarsipan.

2. Menyimpan dokumen. Setelah di import ke software pengarsipan, data disimpan kedalam sistem. Penyimpanan ini tidak hanya dalam satu format file saja. Tetapi dalam bentuk lain yang bisa disimpan dalam Magnetic Media, Magneto-Optical Storage, Compact Disk, DVD, dan WORM

3. Mengindeks Dokumen. Proses ini intinya sama dengan sistem pengideksan dokumen manual. Hanya saja sistem pengindeksan pada arsip elektronis ini menggunakan sistem atau software pada komputer. Jenis pengindeksan dokumen elektronis dibagi menjadi 3. Pertama, index fields, yang menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci. Kedua, full-text Indexing, yaitu dengan menginstal software Optical Character Recognition (OCR). OCR akan memindai halaman, lalu mengindeks semua kata dalam halaman tersebut secara otomatis, dan meletakkannya pada lokasinya masing. Jenis kedua ini, menigkatkan kecepatan pengindeksan dan pencarian dokumen. Ketiga, Folder/File structure.

4. Mengontrol akses. Mengontrol arsip elektronis adalah dengan memberikan kemudahan bagi pengakses namun juga memberikan pengawasan atas pengaksesan dokumen. Ada dokumen yang rahasia dan boleh diketahui. Untuk itu, manajemen arsip elektronis tidak hanya memberikan kemudahan bagi para pengakses namun juga melindungi dokumen.

5. Retensi dokumen elektronis terbagi menjadi  Retensi Dokumen Tradisional dan Retensi Dokumen berdasarkan Fungsi dan Hubungan

Pengarsipan secara elektronis memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut adalah:

ü  Cepat ditemukan

ü  Pengindeksan yang fleksibel

ü  Pencarian secara full-text

ü  Kecil kemungkinan file akan hilang

ü  Menghemat tempat

ü  Mengarsip secara digital

ü  Berbagi arsip secara mudah

ü  Meningkatkan kemanan

ü  Mudah dalam melakukan recovery data

Selain keuntungan, pengarsipan ini juga memiliki kelemahan

ü  kemungkinan adanya Manipulasi file

ü  kemungkinan file rusak

ü  kemungkinan format file yang tidak mendukung[18]

BAB III

KESIMPULAN

Arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu). Arsip juga dapat di artikan sebagai catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula yang dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis (dokumen) dan arsip statis.

Manajemen arsip adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Arsip memiliki daur hidup atau Lifecycle yang meliputi :

·         tahap penciptaan

·         tahap pengerusan dan pengelolaan

·         tahap referensi

·         tahap penyusutan

·         tahap pemusnahan

·         tahap penyimpanan dan penjagaan

·         tahap penyerahan ke Arsip Nasional

Ada dua macam daur hidup arsip atau lifecycle, yaitu : life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. Fungsi manajemen dalam hal ini adalah mengatur segala yang berhubungan dengan kearsipan berupa pengelolaan arsip itu sendiri dan lingkungan di luar arsip.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta: Penerbit Djambatan

Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama

Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan

Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979

Sukuco,Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga

Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset

Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar.  Jakarta: Rajawali Press

---

[1] Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern, Penerbit Djambatan, Djakarta, 1996., hlm. 8-9

[2] A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Rajawali Press, Jakarta, 1993, hlm. 91

[3] Badri Munir Sukuco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, 2007, hlm. 82

[4] Hadi Abu Bazkar. loc.Cit, hlm. 2

[5] Basir Barthos, Manejemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta 1997, hlm. 4

[6] Martono, E. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama, 1991.

[7] Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset, 1992.

[8] Badri, M. Sukoco: Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta. Erlangga. 2007

[9] Ibid,  Hal. 96

[10]Loc Cit.

[11] Badri Munir, hal 20

[12] Boedi Martono. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990.

[13] Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979

[14] Bashir Barthos, Hal. 105

[15] Hadi Abu Bakar, hal. 22

[16],badri M. Sukoco, Manajemen administrasi perkantoran modern 2007, Surabaya : PT. Gelora Aksara Pratama. Hal. 96

[17], hadi abu bakar, Pola kearsipan modern 1996. Jakarta : Djambatan. Hal. 23

[18] Ibid.