Pertanyaan-pertanyaan Teori Administrasi
1. Menurut Kennedy dan Schauder (1998), Arsip dan Dokumen sama-sama terdiri dari isi, struktur dan konteks. Apa perbedaan antara Arsip dan Dokumen?
2. Mengapa dalam pemilihan warna pada ruang kantor (interior design kantor) tidak ada rumusan umum tentang pilihan warna cat pada furniture kantor (interior design kantor)?
3. Kegiatan apa saja yang di lakukan dalam manajemen administrasi perkantoran?
4. Dalam komunikasi perkantoran terdapat beberapa bentuk komunikasi dan juga ada komunikasi yang efektif. Apa sajakah cirri-ciri komunikasi yang efektif itu?
5. Salah satu prinsip organisasi perkantoran adalah prinsip jangkauan pengawasan. Bagaimanakah caranya agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran berjalan dengan efektif?
6. Dalam administrasi tentu ada yang namanya pelaporan administrasi dalam kantor. Apa sajakah bentuk laporan tersebut?
7. Hambatan apa saja yang menyebabkan komunikasi tidak dapat berjalan dengan baik?
Jawaban Pertanyaan Teori Administrasi
1. Arsip memang seringkali disamakan dengan dokumen. Namun keduanya berbeda. The International Standart Organization mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
2. Sebab pilihan warna cat adalah sebuah seni dalam interior design kantor. Dalam seni ada kebebasan warna cat (interior design kantor) yang bisa mencerminkan kepribadian atau image kantor itu sendiri (interior design kantor). Namun begitu, ketika memilih warna cat kantor, sebaiknya tetap mempertimbangkan ruang mana yang akan dicat.
3. Kegiatan yang di lakukan dalam manajemen administrasi perkantoran yaitu:
a) Pengadministrasian seluruh kegiatan
b) Menginventarisasi peralatan kantor
c) Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
d) Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
4. Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis, memberikan fakta dibandingkan kesan, mengklarifikasi dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi.
5. Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan.
6. Bentuk-bentuk laporan dalam administrasi perkantoran yaitu:
a. Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
b. Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
c. Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
d. Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
e. Laporan berbentuk formulir.
f. Laporan berbentuk buku.
7. Hamabat yang menyebabkan komunikasi tidak dapat berjalan dengan baik yaitu ada dua:
a) Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi.
Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah-istilah dalam pekerjaan mereka masing dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul salah pengertian dan sebagainya.
b) Hambatan-hambatan Antar Pribadi
Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan menyimpang dari maksud pertama. Manejer haruslah memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti : Persepsi selektif, status atau kedudukan komunikator (Sumber), Keadaaan membela diri, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa.
